Informazioni base

L’organizzazione di una gara è lo sforzo combinato di:

  • un team organizzativo locale, che si occupa di tutto ciò che riguarda la struttura che ospiterà la manifestazione (contatti, disponibilità di tavoli e sedie, organizzazione degli spazi, ecc…)
  • Il team di Cubing Italy, che si occupa degli aspetti legati alla World Cube Association (WCA) e porta l’attrezzatura necessaria per svolgere la competizione.

 

Per organizzare, è consigliabile avere familiarità con il mondo delle gare e il regolamento WCA, ma non è una condizione necessaria. 

 

I tre elementi da definire per l’organizzazione di una competizione WCA sono:

  • Sede della competizione e disponibilità di tavoli e sedie
  • Data della competizione
  • Disponibilità di un delegato WCA

 

Una volta chiariti questi elementi, la proposta di competizione è valutata sulla base di diversi fattori e – se approvata – si procede a formalizzare la disponibilità della struttura (ad es. con un contratto di affitto), a creare il sito della gara e alla stesura del programma.

A questo punto, la gara viene sottoposta a verifica da parte della WCA e, in caso di esito positivo, diventa pubblica e compare nell’elenco delle competizioni ufficiali.

 

Il termine ultimo per inviare una competizione alla WCA è 30 giorni prima della data in cui si intende svolgere la stessa. Solitamente, il processo organizzativo comincia con 3/6 mesi di anticipo, in base all’esperienza dell’organizzatore.

 

N.B. La scadenza dei 30 giorni non è trattabile: gare consegnate in ritardo vengono respinte a priori dalla WCA e devono essere riprogrammate. Si tratta di un requisito WCA, non è qualcosa che dipende da Cubing Italy. 

N.B. Una volta che una competizione è ufficiale, è incisa nella pietra. Non sono consentiti cambi di data, cambi di location o drastiche modifiche al programma.

Sede della competizione

Il primo compito del team organizzativo è quello di individuare una possibile location per la competizione. 

 

Posizione

Una location centrale e facilmente raggiungibile, soprattutto con i mezzi pubblici, è preferibile rispetto ad una più isolata e mal collegata. Questo non esclude la possibilità che vengano svolte competizioni in zone remote come, per esempio, San Marino. La presenza di un parcheggio, soprattutto se gratuito, è un altro elemento che influenza positivamente la scelta di una sede.

 

Temperatura

Per garantire condizioni eque, è importante che la temperatura all’interno della location sia costante e adeguata allo svolgimento della competizione nella stagione in cui si intende svolgere la gara. La WCA suggerisce che la temperatura sia compresa tra i 21°C e i 25°C.

Qualora il sistema di riscaldamento o di climatizzazione fosseassente, la location potrebbe essere poco adatta allo svolgimento della competizione in determinati mesi dell’anno.

 

Illuminazione

È importante che il sistema di illuminazione della location sia adeguato, almeno nella parte della sala in cui saranno predisposte le postazioni di gara. Nelle condizioni ideali l’illuminazione è neutra e omogenea, e le postazioni di gara non sono esposte direttamente alla luce del sole.

 

Organizzazione della sala

Durante la competizione lo spazio sarà suddiviso in cinque sezioni:

 

  • Area per il pubblico
    Con sedie per gli spettatori e tavoli su cui potersi allenare.
  • Area dei mischiatori (scrambling area)
    Visivamente isolata rispetto al resto degli spazi
  • Area partecipanti (waiting area)
    Visivamente isolata rispetto all’area dei mischiatori
  • Postazioni di gara
    Orientate verso il pubblico
  • Area per le registrazioni
    Solitamente vicino all’ingresso; funge anche da punto informazioni

 

 

La competizione standard dura 2 giorni, ospita circa 100 partecipanti in 5/600 mq (le dimensioni di un campo da basket) e richiede 15 tavoli 2x1m (da sagra) e tra le 50 e le 100 sedie (in base alla presenza o meno di spalti).

Una competizione piccola dura 1 giorno, ospita circa 50 partecipanti in 300 mq e richiede 10 tavoli 2x1m e tra le 40 e le 80 sedie.

Spese delle competizione

Le competizioni WCA coordinate da Cubing Italy sono finanziate interamente dalle quotedi iscrizione dei partecipanti. Il team organizzativo – salvo esplicite richieste – non deve farsi carico di alcuna spesa, in quanto Cubing Italy si fa carico di eventuali perdite. Un eventuale avanzo viene conservato e reinvestito nelle attività di Cubing Italy per community, come ad esempio il budget per l’Italian Championship.

 

Cubing Italy è un’associazione culturale senza scopo di lucro (ATECO 94.99.20, non ASD). In caso di collaborazioni con enti territoriali, in alcuni casi è possibile richiedere la concessione a titolo gratuito (o con importanti sconti) di spazi, tavoli e sedie tramite patrocinio.

 

Tutte le spese e eventuali sponsorizzazioni devono essere discusse e approvate di comune accordo tra organizzatori e Cubing Italy.

 

Costo di affitto

Il costo dell’ affitto è spesso la voce principale delle spese di una competizione. Il budget è proporzionale alla capienza della sala: una buona stima si ottiene dividendo per 6 la metratura della sala per ottenere il numero di partecipanti, e moltiplicando poi il risultato per 17€ nel caso di gare da 2 giorni o per 7€ nel caso di gare da 1 giorno. Il costo dell’affitto non deve eccedere il 50% di questo budget. 

 

Tavoli e sedie

La disponibilità di tavoli e sedie è un elemento da non sottovalutare: il trasporto è complicato e i costi di noleggio sono spesso alti. È compito dell’organizzatore presentare una proposta in merito.

 

Tasse WCA

Cubing Italy versa alla World Cube Association circa 3€ per ciascun partecipante che abbia conseguito un risultato ufficiale alla competizione.

 

Varie ed eventuali

Cubing Italy si fa carico di tutte le spese che derivano dalla gestione delle gare: noleggio e spedizione di attrezzatura, stampe di attestati e scorecard, medaglie, premi, pile di ricambio, ecc…

Data della competizione

La scelta della data in cui svolgere una competizione è influenzata da diversi fattori tra cui:

  • disponibilità di un Delegato WCA
  • disponibilità della struttura proposta
  • weekend liberi in calendario
  • vicinanza con altre gare nella stessa area geografica
  • festività o periodi dell’anno che potrebbero pregiudicare la partecipazione 
Disponibilità di un Delegato WCA

La presenza di un Delegato WCA è necessaria affinché la competizione sia riconosciuta dalla World Cube Association e i risultati vengano ufficializzati. Cubing Italy non organizza competizioninon riconosciute dalla WCA.

Materiale ed Attrezzatura

Il materiale necessario allo svolgimento della competizione è fornito direttamente da Cubing Italy.

 

Materiale fornito da Cubing italy

 

  • Postazioni di gara
    • Display
    • Tappetini
    • Timer
    • Cronometri a mano
  • Oggetti per lo svolgimento della competizione
    • Penne
    • Pile di ricambio
    • Copri cubo
    • Attrezzatura per gli eventi da bendato
    • Scorecard
    • Computer
  • Medaglie
  • Attestati
  • Badge (quando necessari)

 

Materiale che potrebbe essere chiesto all’organizzatore

 

  • Stampante
  • Separé
  • Premi
  • Welcome bag e omaggi

 

Materiale che deve fornire l’organizzatore

 

  • Tavoli
  • Sedie
  • Copertura per il pavimento se richiesta (es. parquet di una palestra)
Come funzionano le registrazioni?

Una registrazione è considerata completa solo in seguito al pagamento della quota di iscrizione. Il pagamento deve avvenire tramite l’apposita finestra sul sito WCA della competizione. Qualora i posti per la competizione fossero terminati, il partecipante che ha completato il processo di registrazione verrà inserito in lista d’attesa (waiting list). 

 

È compito di Cubing Italy gestire le registrazioni nei tempi e nei modi comunicati tramite i canali ufficiali. Questo include: politiche di rimborso, controllo dello scorrimento della lista d’attesa e decisione della data di apertura e chiusura delle iscrizioni.

Come posso proporre una competizione?

Per proporre una competizione, invia una mail a comunicazione@cubingitaly.org specificando:

  1. Chi sei e se hai già svolto competizioni (in caso mettete il WCAID)
  2. Luogo della competizione (città, indirizzo, tipo di struttura ecc…). La presenza di foto o di una planimetria sono molto di aiuto
  3. Alcune date in cui la struttura sarebbe disponibile
  4. La disponibilità di tavoli e sedie
  5. Varie ed eventuali: possibilità di richiedere un patrocinio, convenzioni per pranzi o pernottamenti, possibilità di includere la competizione nel contesto di un evento più grande, ecc…

 

È bene tenere presente che non tutte le competizioni potrebbero essere approvate e alcune potrebbero essere rimandate o addirittura annullate. Una competizione non è da considerarsi certa fino a che non è stato firmato un contratto o non compare sul sito della World Cube Association.

 

I motivi per cui una di queste situazioni potrebbe verificarsi sono numerosi. Ecco degli esempi:

 

  • Scarse probabilità di realizzazione della proposta, per esempio se non è  economicamente sostenibile
  • Sede della competizione non adeguata, ad esempio mal collegata o troppo piccola
  • Presenza di troppe competizioni vicine geograficamente nel periodo proposto
  • Presenza di un campionato nazionale o continentale nel periodo proposto
  • Organizzatore non sufficientemente autonomo nella gestione delle scadenze
  • Cattiva reputazione dell’organizzatore derivata da precedenti esperienze organizzative o da precedenti competizioni